يتسلم البنك كل يوم أعداداً كبيرة من الشيكات المقدمة للسحب من عملائه أصحاب الحسابات الجارية لديه والمسحوبة على بنوك أخرى وذلك للقيام بتحصيلها من تلك البنوك وتسجيلها في حساباتهم الجارية . ويتولى هذه المهمة قسم خاص في البنك هو قسم المقاصة الذي يمكن أن يكون مستقلاً أو شعبة ضمن قسم الحسابات الجارية ، ويتم ذلك يومياً بواسطة (غرفة المقاصة ) الموجودة غالباً في البنك المركزي . فيما يلي استعراض لنظام المقاصة التقليدية حتي يتم لاحقاً مقارنته بنظام التقاص الإلكتروني لابراز فوائد النظام الأخير واثره علي معالجة مشاكل التعامل بالشيكات .
ماهية مقاصة الشيكات :-
تعرف المقاصة بأنها عملية تسوية قيود أو التزامات بين البنوك عن طريق البنك المركزي تنشأ من خلال المعاملات التجارية اليومية بين عملائها بشيكات شخصية ولكي يتمكن العملاء من تحصيل تلك الشيكات التي حررت لهم و المسحوبة على بنوك مختلفة يقوم كل عميل بتقديم الشيك لمصرفه لتحصيله نيابة عنه . وتسهيلاً لهذه العملية الحسابية وتفادياً لاستعمال النقد وترحيله من بنك لآخر فقد أنشئت المقاصة بين البنوك حيث يقوم كل بنك بتقديم الشيكات المسحوبة على البنوك الأخرى لغرفة المقاصة بالبنك المركزي ليتم تسويتها .
غرفة المقاصة أو مكتب المقاصة هو مكان في البنك المركزي عادة يلتقي فيه يومياً وفى ساعة محددة مندوبون يمثلون البنوك الأعضاء في الغرفة وذلك لتبادل الشيكات المسحوبة على كل بنك من هذه البنوك . إذ يأتى كل مندوب حاملاً الشيكات المسحوبة على البنوك الأخرى أو على فروعها والمقدمة للبنك نفسه أو أحد فروعه ،حيث يتم في غرفة المقاصة تبادل هذه الشيكات بإشراف مدير غرفة المقاصة وهو عادة أحد موظفي البنك المركزي ، وإجراء التصفيات اللازمة بين البنوك ليقوم البنك المركزي بعد ذلك بقيد النتيجة النهائية لصالح البنك أو عليه في نهاية جلسة المقاصة . وبعد انتهاء جلسة المقاصة يعود مندوب كل بنك وفي حوزته جميع الشيكات المسحوبة على بنكه وفروعه ليتم إدخالها في سجلات البنوك وقيودها .
قسم المقاصة بالمصرف:-
تنفيذ اًللائحة البنك المركزي المنظمة للمقاصة يتحتم على كل مصرف إنشاء قسم أو غرفة مقاصة داخلية بالبنك يتم فيها تجميع شيكات المقاصة الصادرة والواردة لكل فروع البنك الموجودة في نفس المدينة ، يجتمع مناديب الفروع بالبنك المعني في هذه الغرفة يومياً برئاسة موظف مسئول وهو رئيس غرفة المقاصة الداخلية ويتم تفريغ الشيكات الصادرة إلى البنوك الأخرى في جداول موحدة تضم كل شيكات الفروع ومن ثم يتم تسجيل مجا ميع كشوفات المقاصة الخاصة بالفروع في كشف مقاصة موحد يحمله ممثل البنك إلى غرفة المقاصة بالبنك المركزي لتكملة عملية تبادل الشيكات مع ممثلي البنوك المختلفة توطئة للتسوية النهائية وذلك تحت إشراف رئيس الغرفة ومن ثم يعود بالمقاصة الواردة ويتم توزيع مجاميع الكشف الموحد في كشوفات المقاصة الخاصة بالفروع وتتم التسوية النهائية بين الفروع بإشراف رئيس غرفة المقاصة الداخلية .
أ/ أنواع الشيكات الواردة إلى قسم المقاصة بالمصرف
يرد إلى قسم المقاصة بالمصرف شيكات من مصادر عديدة ويمكن حصر تلك الشيكات حسب مصادرها إلى ما يأتي:
- شيكات مسحوبة على عملاء نفس الفرع.
- شيكات مسحوبة على مصارف محلية في نفس المدينة.
- شيكات مسحوبة على فروع المصارف الأخرى أو مصارف محلية خارج المدينة في مناطق للمصرف فروع بها .
- شيكات مسحوبة على مصارف محلية خارج المدينة في مناطق ليس للمصرف فروع بها.
- شيكات واردة من فروع المصرف المختلفة ومسحوبة على عملاء الفروع موضع البحث أو مصارف محلية أخرى .
- شيكات واردة من المراسلين ومسحوبة على عملاء المصرف أو مسحوبة على عملاء مصارف محلية أخرى .
ويتم إثبات كل تلك الشيكات بمجرد وصولها في كشف الحركة اليومية للمقاصة، وذلك وفقا للجهة المسحوب عليها الشيك، حيث تخصص خانة للشيكات المسحوبة على عملاء نفس الفروع، وخانة للشيكات المسحوبة على المصارف المحلية، سواء كانت مشتركة في غرفة المقاصة أم لا، وخانة للشيكات المسحوبة على فروع أخرى للمصرف، أو فروع لمصارف أخرى غير موجودة بنفس المدينة.
ب/ وظائف قسم المقاصة بالمصرف:-
1/ استلام الشيكات المسحوبة على البنوك الأخرى وفروعها العاملة داخل البلاد وتنظيم قسائم إيداع لها .
2/ فرز هذه الشيكات وترتيبها في مجموعات بحيث تحتوى كل مجموعة على الشيكات المسحوبة على بنك معين أو أحد فروعه العاملة في البلد .
3/ إدراج شيكات كل مجموعة في قائمة معدة لهذا الغرض هي (قائمة إرسالية شيكات للمقاصة ) من نسختين تحتوى على الشيكات المسحوبة على ذلك البنك وتقسم إلى خانة لرقم الشيك وخانة للمبلغ ، تجمع وتختم النسخة الأولى منها وتوقع من البنك المرسل للشيكات . واذا كانت هنالك شيكات مسحوبة على فروع ذلك البنك خارج مدينة المركز تنظم لها قائمة إرسالية مستقلة خاصة بها .
4/ في حالة وجود شيكات مسحوبة على أحد البنوك وفروعه داخل مدينة المركز، وشيكات مسحوبة على فروعة خارج المدينة و بعد تنظيم قائمتى الإرسال " المشار أليهما في البند (3 ) أعلاه " يقوم قسم المقاصة بتنظيم قائمة موحده تحتوى على خلاصة الشيكات المسحوبة على البنك وعلى فروعة المختلفة ولا داعي لتنظيم هذه القائمة إذا كانت هناك إرسالية واحدة للبنك الواحد .
5/ تعبئة نموذج " تقييم شيكات غرفة المقاصة " على نسختين ويتضمن هذا النموذج أسماء جميع البنوك الأعضاء في غرفة المقاصة وبمحاذاة كل بنك عدد ومبالغ الشيكات المسحوبة عليه بالإضافة إلى خانة أخرى تتضمن مبلغ الشيكات المستلمة منه ، علماً بان هذه الخانة الأخيرة تتم تعبئتها أثناء جلسة المقاصة .
6/ تسليم النسخة الثانية من جدول تقديم الشيكات من مندوب البنك إلي غرفة المقاصة المركزية ، وتنظيم المستندات والإشعارات من واقع الجدول تمهيداً لاستكمال إجراءات القيود المحاسبية اللازمة .1
ج/ اجراءات المقاصة داخل المصرف:
يمكن تقسيم اجراءات المقاصة داخل المصرف المشارك في المقاصة الى مقاصة صادرة وواردة على النحو التالي:
I/إجراءات المقاصة الصادرة :
وتتمثل إجراءات المقاصة الصادرة في الآتي
1- استلام الشيك من الزبون بواسطة موظف الكاونتر .
2- التأكد من النواحي الفنية للشيك من حيث المبلغ بالحروف والأرقام والتاريخ ،( لا يجب أن يتجاوز تاريخ الشيك السته اشهر ، او ان يكون تاريخ الشيك مستقبلي اى قبل تاريخ ذلك اليوم ).
3- يقوم الموظف بعمل حافظة توريد من اصل وصورة .
4- يقوم الموظف بعمل إحصائية للشيكات المستلمة خلال اليوم وتوضح هذه الإحصائية عدد وقيمة الشيكات والبنك الساحب والمستفيد الاول والمستفيد الثانى من الشيك .
5- يقوم الموظف بفصل الشيكات عن حوافظ التوريدات .
6- يقوم الموظف بعمل شريط منفصل للتوريدات للتأكد من أن المبالغ فى التوريدات مطابقة للشيكات .
7- يقوم بإدخال الشيكات قى جهاز الحاسوب لعمل المقاصة الصادرة لتتم التسويات فى البنك المركزى فى غرفة المقاصة . ويدخل الموظف البيانات التالية عن الشيك المبلغ ، البنك المسحوب عليه ، رقم الشيك ، التاريخ والفرع المسحوب عليه إذا كان هناك فرع للبنك ".
8- بعد إدخال بيانات الشيك فى جهاز الكمبيوتر تطبع فى قائمة تسمى إصطلاحاً BORDROW وترسل للبنك المعنى من غرفة المقاصة .
9- يقوم موظف المقاصة بالرئاسة بجمع مقاصة الفروع إذا كان للبنك فروع متعدده وذلك بعد التأكد من صحتها من حيث الضبط او القيمة مع إشعار الفرع .
10- يقوم الموظف بفرز شيكات كل بنك على حده ثم يقوم بتجميع أرصدة شيكات كل بنك على ان يساوى مجموعها كلها قيمة إشعارات الفروع .
11- بعد التأكد من ضبط المقاصة الصادرة يقوم الموظف بإنزالها في قائمة تسمى SHEET أو STATEMENT خاص بالبنك المركزي يوضح قيمة المقاصة الصادرة في عمود OUT WORD لكل بنك على حده ولكل فروع البنك إذا وجدت ، ويقوم ترصيد لمجموع البنوك ويكون المجموع هو المقاصة الصادرة للبنك في ذلك اليوم .
12- يقوم مندوب المقاصة بحمل المقاصة لغرفة المقاصة فى البنك المركزى .
II/إجراءات المقاصة الواردة:
ويتم اجرائها بعد انتهاء جلسة المقاصة بغرفة البنك المركزي وعودة موظف المقاصة الى مصرفه حيث يقوم بالاجراءات التالية:
1. بعد التأكد من ضبط الغرفة يبدأ المندوب فى عمل مقاصة بنكه الواردة فبقوم بتوزيع الشيكات حسب عدد فروع بنكه .
2. يقوم بعمل ترصيد لكل فرع على أن يساوى مجموع الفروع قيمة المقاصة الواردة في القائمة (STATEMENT) .
3. يقوم بتصفية تسوية المقاصة في حساب باسم البنك المركزي على حسب موقف المقاصة كما سيأتي لاحقاً عند توضيح القيود المحاسبية.
دور البنك المركزي في عملية المقاصة:-
أحد وظائف البنك المركزي أنه بنك البنوك ويؤدى البنك المركزي هذه الوظيفة عبر ثلاث محاور أحد هذه المحاور أنه بنك المقاصة المركزية للتسويات والتحويلات . ويؤدى البنك المركزي خدمات جليلة للنظام المصرفي في الإشراف على عمليات المقاصة بين البنوك ، أي تصفية الشيكات التي تتلقاها البنوك من عملائها بقصد تحصيلها من البنوك الأخرى والقيام بتسوية الأرصدة المتخلفة عن هذه العملية بطريق نقل الحساب على دفاتر بين حسابات البنوك . فلا يؤدى اطلاع البنك المركزي بهذه المهام ألي تسهيل تسوية المدفوعات بين مختلف أجزاء النظام المصرفي فحسب ولكنه يؤدى ألي الاقتصاد في استعمال النقود في تسوية العمليات المصرفية أيضا إذ تتقاص في غرفة المقاصة قيمة الشيكات المسحوبة على أي بنك من البنوك مع قيمة الشيكات المسلمة إليه للتحصيل من سائر البنوك بحيث لا يدفع البنك في النهاية إلا قيمة الرصيد المتخلف عن المقاصة لصالح بنك أو قبل بنك آخر ويتم ذلك العمل عن طريق تسوية الحسابات التي تحتفظ بها البنوك لدى البنك المركزي .
وتؤدى غرفة المقاصة خدمة كبيرة لكل بنك ولولا وجودها لكان كل بنك ملزماً يومياً بمراجعة عد كبير من البنوك والفروع لصرف الشيكات المسحوبة عيها وحمل النقد وإيداعه في خزائنه ، وفى الوقت نفسه يتلقى الشيكات المسحوبة عليه والمقدمة من عدد من البنوك وفروعها لصرف قيمتها نقداً ووجود غرفة المقاصة يجنب البنوك مشقة مراجعة بعضها البعض ، وقبض النقد وصرفه وحمله ونقله وما يترتب على ذلك من مخاطر وهدر للجهد والوقت ، فبواسطة غرفة المقاصة يتم تبادل الشيكات فقط ، أما التسويات فلا تتم نقداً وإنما بقيود على الورق . حيث يحتفظ كل بنك بحساب له في البنك المركزي حيث يقوم الأخير بخصم القيمة من حساب البنوك المدينة ويضيف لصالح البنوك الدائنة .
إجراءات المقاصة داخل غرفة المقاصة المركزية:
يقتضي تنظيم عملية المقاصة وجوب فتح حساب باسم كل بنك لدى البنك المركزي وهذا الواجب يفرضه قانون البنك المركزي ويحتفظ كل بنك بحساب ظل لحسابه لدى البنك المركزي بغرض عمليات التسوية ومطابقة القيود . وهذه المقاصة ذات شقين مقاصة صادرة ومقاصة واردة .
وتتمثل إجراءات المقاصة بصورة عامة فى الآتي :
(1- يضع ممثل كل بنك الشيكات المسحوبة على كل بنك في مظروف خاص بذلك البنك المسحوب عليه التي تنظم مسبقاً ثم يوضع كل مظروف في صندوق البنك العائد إليه ذلك المظروف .
(2- يأخذ ممثل كل بنك المظروفات التي تكون قد تجمعت في الصندوق الخاص بالبنك الذي يمثله .
(3- يقوم ممثل كل بنك بتدقيق الشيكات التي يحويها كل مظروف ومطابقتها عدداً وقيمةً مع قائمة الإرسالية الخاصة بها وبعد التأكد من صحتها يوقع النسخة ويعيدها إلى ممثل البنك الذي قدمها ، ويحتفظ بالنسخة الأولى من القائمة .
(4- يقوم ممثل كل بنك بعد ذلك باستكمال تعبئة " نماذج التقديم " وذلك بإدراج مجا ميع قيم الشيكات المستلمة من البنوك الأخرى في الخانة الخاصة بها في النموذج ، ثم يجمع هذه الخانة ويقارنها بمجموع خانة الشيكات المسحوبة على البنوك الأخرى التي يكون قد عبأها مسبقاً قبل الحضور إلى غرفة المقاصة وبدون رصيد . وهذا الرصيد هو الذي يمثل مديونية البنك الذي يمثله ، ثم يوقع على هذا النموذج ويوقع عليه كذلك مدير غرفة المقاصة المركزية الذي يتسلم النسخة الثانية منه ، أما النسخة الأولى فتبقى لدى ممثل البنك .
(5- بعد أن يتسلم مدير غرفة المقاصة المركزية جميع " نماذج التقديم " من ممثلي البنوك ينظم جدولا خاصاً يسمى جدول التصفية على نسختين ، ويحتوى هذا الجدول على أسماء جميع البنوك وبمحاذاة اسم كل بنك يدرج فيها مجموع قيم القوائم المستلمة من البنك الآخر ، وتمثل التزاماً على ذلك البنك ، وخانة يدرج فيها مجموع قيم الأوراق المسحوبة على البنوك الأخرى وتمثل حقاً لذلك البنك ، وخانة تمثل الرصيد النهائي لكل بنك سواء كان دائناً أو مديناً ، والخانة الأخيرة لمجموع الأوراق المسحوبة على البنوك الأخرى . ثم يوقع مدير غرفة المقاصة على هذا الجدول ويرسل النسخة الأولى منه فوراً إلي البنك المركزي الذي يقوم بإدراج المبالغ المعينة في الرصيد النهائي المقابل لاسم كل بنك في الحساب الجاري لذلك البنك لدى البنك المركزي دائناً أو مديناً حسب نتيجة المقاصة الخاصة بذلك البنك في ذلك اليوم . أما النسخة الثانية من جدول التصفية فيحتفظ بها مدير غرفة المقاصة لغايات إحصائية .
(6- يعلن مدير غرفة المقاصة المركزية انتهاء الجلسة بعد الانتهاء من تنظيم جدول التصفية .
(7- بعد انتهاء الجلسة يعود ممثل كل بنك ألي بنكه حاملا معه الشيكات المسحوبة عليه والنسخة الثانية من نموذج التقديم موقعة من مدير غرفة المقاصة ، وتعتبر وثيقة كافية لأجراء القيود المحاسبية في سجلات البنك دونما حاجة إلى استلام إشعارات قيود من البنك المركزي .
المعالجة المحاسبية لعملية المقاصة Accounting Treatment:-1
عمل المقاصة هو عمل محاسبي في المقام الأول فهو مجرد تسوية حسابات بإجراءات وقواعد محددة وتكون كالآتي : بإفتراض أن الشيكات المرسلة للمقاصة (للتحصيل ) بلغت قيمتها 60.000 جنية .
(1) عند إرسال الشيكات للمقاصة " بقيمة 60.000 جنية "
60.000 من ح/ شيكات برسم التحصيل (مقاصة)
60.000 إلى ح/ مودعي شيكات برسم التحصيل .
(2) عند انتهاء جلسة المقاصة ووصول الشيكات المسحوبة على البنك مع نموذج التقديم موقعاً عليه من مدير غرفة المقاصة " فرضاً أن مجموعها 45.000 جنية اى ان الرصيد لصالح البنك 15.000 جنية " يتم القيود كآلاتي :
أ-
من مذكورين
15.000 ح/ البنك المركزي
45.000 ح/الحسابات الجارية المدينة
60.000 الى ح/شيكات برسم التحصيل .
ب-
60.000 من ح/ مودعي شيكات برسم التحصيل
60.000 إلى ح/الحسابات الجارية الدائنة .
وإذا كانت الشيكات المسحوبة على البنك 75.000 جنية " أي أن الرصيد 15.000جنية" يمثل التزاماً على البنك ، يتم إجراء القيد الإجمالي التالي مع بقاء القيد الثاني أعلاه كما هو :
75.000 من ح/الحسابات الجارية الدائنة
إلى مذكورين
15.000 ح/ البنك المركزي
60.000 ح/ شيكات برسم التحصيل "مقاصة "
(3) وإذا رجعت بعض الشيكات وكان مجموعها مثلاً "10.000 دينار" يكون القيد كالآتي:
10.000 من ح/ مودعي شيكات برسم التحصيل .
10.000 إلى ح/ شيكات برسم التحصيل " مقاصة "
(4) أما القيود المحاسبية الإجمالية التي يسجلها البنك المركزي بعد انتهاء جلسة المقاصة واستلام جدول التصفية فهي كآلاتي : بافتراض أن مجمل المبالغ كانت 300.000 جنية .
أ) البنوك الدائنة :
300.000 من ح/ المقاصة
إلى ح/ مذكورين
150.000 ح/جارى البنك (1)
90.000 ح/جارى البنك (2)
60.000 ح/ جارى البنك (3)
ب) البنوك المدينة :
من ح: مذكورين
60.000 ح/ جارى البنك (1)
90.000 ح/ جارى البنك (2)
70.000 ح/ جارى البنك (3) .
300.000 إلى ح/ المقاصة .
القيود المحاسبية في حالة الشيكات الراجعة:
عند رجوع الشيك من البنك المسحوب عليه لأي سبب من الأسباب الفنية مثل عدم مطابقة التوقيع أو عدم كفاية الرصيد او عدم مطابقة المبلغ بالحروف والارقام ، يقوم البنك بخصم قيمة الشيكات الراجعة من حساب العميل بعد إضافة التوريدات الخاصة بعمل اليوم وذلك لتوضيح الحركة بالنسبة للعميل حتى يعلم أن له شيك تم تحصيله ثم رجع وذلك حتى تظهر الحركة فى كشف حسابه .
تتم القيود المحاسبية بإشعارات خصم وذلك حسب نوع المقاصة مثلاً اذا كانت نتيجة المقاصة الصادرة (I N) اكبر من المقاصة الورادة (OUT) وكانت قيمة ال (IN) "2.000.000" وقيمة ال (OUT) "1.500.000 " تكون القيود كالآتى :
1. إشعار خصم داخلى يقيد فيه قيمة المديونية 2.000.000 بالتفصيل حسب كل فرع وبتاريخه ويكون اسم الحساب حساب الفروع .
2. اما الجانب الدائن فيكون القيد كالآتى :
أ- إشعارات داخلى – حسابات عامة – بقيمة " 1.500.000 " ويكون البيان قيمة شيكات صادره للبنك المركزى بتاريخه واسم الحساب شيكات مقاصة
ب- أما الفرق فيسجل كذلك بإشعار داخلى – حسابات عامة – ويكون البيان قيمة تسوية المقاصة بتاريخه واسم الحساب البنك المركزى .
